De week is gevuld met gesprekken met gemeenteleden, pastorale gesprekken, telefoontjes en administratieve bezigheden. Het is jongleren om de belangen van de bediening en het gezin niet met elkaar te laten botsen. Het is een voortdurende strijd het belangrijke te beschermen ten opzichte van het urgente. Harder werken, meer bidden en meer uren maken. Dat lost het probleem niet op.

H. Dale Burke, voorganger van de First Evangelical Free Church in Fullerton, Californië, heeft een betere manier gevonden. ‘God verdient gezonde leiders die gezonde gemeenten kunnen leiden’ is zijn credo.

Elke leider moet de kunst van het jongleren leren. Het is een utopie te geloven dat je ooit met één bal kunt jongleren. Tenzij die ene bal werkeloosheid is.Burke bracht al zijn activiteiten onder in vier belangrijke categorieën. Hij trok voor elk een bepaalde tijd uit en bracht zo balans in zijn werk.

1. Rusttijd - waarin hij zich concentreert op zijn geestelijke gezondheid en die van zijn huwelijk.

2. Resultatentijd - waarin hij zich richt op de unieke rol die God voor hem persoonlijk heeft weggelegd om de gemeente hogerop te brengen.

3. Responsietijd - momenten voor administratie en anderen in staat stellen hun werk te blijven doen die input van hem verlangen.

4. Reflectietijd - tijd voor evaluatie en bepalen welke prioriteiten er dienen te worden gesteld.

Hij richt zich op één doel tegelijk en trek daar genoeg tijd voor uit om dat goed te doen. Hij deelt zijn week in grote tijdblokken in, hele dagen of dagdelen en elk daarvan verbindt hij aan een van de bovengenoemde categorieën. Wanneer hij probeert meer dan een van deze zaken in een tijdblok te persen, dan draait dat uit op frustratie en falen. De stress neemt toe en de productiviteit daalt.

Als hij rust dan doet hij dat ook. Als hij met de resultatencategorie bezig is, staat hij niet toe dat afleiding inbreuk maken op de tijd die hij heeft uitgetrokken voor zijn hoofdtaak.

Als het ‘responsietijd’ is, dan geeft hij zichzelf helemaal om te dienen. En als hij er tussenuit trekt om scherp te stellen, dan gunt hij zichzelf tijd om naar God te luisteren en om na te denken hoe hij de toekomst in wil gaan vullen.

De sleutel is te scheiden wat in elke categorie hoort en dat gescheiden te houden.

In ‘resultatentijd’ verricht hij zijn prioriteiten. ‘Deze prioriteiten kunnen veranderen wanneer onze gemeenten groeien, of als mijn taakomschrijving verandert, of als God nieuwe dingen gaat doen. Maar wat ze ook kunnen omvatten, prioriteiten hebben drie eigenschappen.

Ten eerste staat of valt mijn prioriteit met de gezondheid en groei van mijn bediening. Dat moet voorrang krijgen, wil de taak voortgang vinden.

Ten tweede is de hoofdtaak ook topprioriteit. Hoewel de topprioriteiten zullen veranderen wanneer de bediening na verloop van tijd wijzigt, is het belangrijk biddend een aantal prioriteiten vast te stellen en die door de raad van de gemeente te laten bevestigen.

Ten derde vloeien hoofdtaken voort uit unieke kwaliteiten. Door de jaren heen heeft Burke de omvang van zijn verantwoordelijkheden teruggebracht tot de kern van zijn unieke kwaliteiten. Dat gebied wordt ontdekt door drie zaken vast te stellen en zich daar op te concentreren: door God gegeven gaven, passies en ervaringen. Die drie eigenschappen komen op één punt samen: de unieke kwaliteiten van de leider.

Het is belangrijk, zegt Burke, ons werkschema rond die drie hoofdtaken te groeperen. ‘Wanneer we met deze zaken dienen, en die het beste, meest creatieve deel van de dag en de week geven, zullen we werk leveren van de hoogst mogelijke kwaliteit.’ Er is geen enkele reden te bedenken onze hoofdtaken naar de minst productieve uren te verleggen.

Burke raadt aan voor de week begint voldoende tijdblokken te reserveren - liefst halve dagen - om de hoofdtaken zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Voor Burke is de hoofdtaak het voorbereiden van de preek. Hij trekt bijna de hele woensdag, de donderdagmorgen en de vrijdagmorgen uit voor gebed, studie en preekvoorbereiding uit.

Omdat hij weet dat deze grote tijdblokken beschermd worden en hij daar niet aan wil tornen, kan hij op andere dagen van de week productiever zijn. Hoofdtaken kunnen beter niet worden uitgevoerd in het kantoor van de gemeente. De voorbereiding en de administratie kunnen beter ergens anders worden gedaan. Burke heeft gemerkt dat alleen al aanwezig zijn in het kantoor van de gemeente hem bijna automatisch in responsietijd dwingt. Hij is dan omringd met veel aantrekkelijke onderbrekingen. Hoewel hij niet van plan is de ongelezen bladen in te kijken en zeker niet van plan is anderhalf uur met de koster te babbelen, doet hij dat soms toch en de ochtend is door zijn vingers geglipt!

Hij is tweemaal zo productief en creatief als hij een vaste plaats aanhoudt, ver van alles dat hem kan afleiden, van zijn hoofdtaken. Zelfs als hij zijn studietijd maar vijf minuten moet onderbreken, kost het hem twintig minuten om weer op hetzelfde niveau van creativiteit en concentratie te komen.

Responsietijd

Responsietijd kan in twee termen worden omschreven: schoonmaak en voortgang. De zaken worden afgehandeld die wel belangrijk zijn, maar niet kritisch voor de missie van de gemeente.

Nu weet Burke ook wel dat de mensen die hij mag dienen hun eigen agenda’s en hun eigen behoeften hebben. Hij wil daar best op reageren zo lang de rust- en resultaattijden maar overeind blijven. Hij vergelijkt het met puinruimen. Het is verleidelijk hier en daar wat weg te halen, maar als alles op een hoop word geveegd en het puin ruimen gebeurt in een flink blok responsietijd, is het ‘puin’ sneller en op een efficientere manier opgeruimd.

Burke reserveert drie middagen per week voor e-mail beantwoorden, stafzaken, counseling en ander werk dat de bediening met zich meebrengt. Het is vitaal voor nederig dienend leiderschap een oplossing te zoeken voor de nood van anderen. Maar dit behoort niet tot de hoofdtaken van een leider. De nood van anderen mag nooit inbreuk maken op de buitengewoon belangrijke rust-, resultaat- en scherpsteltijden.

Burke: ‘Wanneer we beginnen met tijdblokken apart te zetten voor rust en resultaten die niet onderbroken worden, kunnen leiders zich met vreugde inzetten voor anderen en hun noden.

Reflectietijd

Scherpstellen schiet er vaak bij in. Het is noodzakelijk op verschillende onderdelen van het leven op verschillende tijden scherp te stellen. Het is een moment om de fijne aanpassingen door te voeren die nodig zijn om het leven in balans te houden. Het is tijd om je af te vragen: ‘Krijg ik de rust- en resultatentijd die ik nodig heb voor mijn persoonlijke gezondheid en de voortgang van de missie van de gemeente? En zo niet - wat moet ik anders doen?’

Burke heeft drie types van scherpsteltijd:

1. Wekelijkse scherpsteltijd. Dit zou een routine moeten worden aan het begin of het eind van elke week. Zelfs een of twee uur scherpsteltijd per week zullen de toekomst sterk kunnen verbeteren. Stel de volgende vragen. Rust ik zoveel als ik zou moeten, en koester ik mijn huwelijk en gezin tot de eer van God? Bescherm ik mijn ‘primetime’, mijn hoofdtaken? Reageer ik met het hart van een dienaar op degenen die mij het meest nodig hebben?

2. Maandelijkse scherpsteltijd. Burke geeft zijn stafleden elke maand een halve dag vrijaf om naar het strand of een park te gaan om hun persoonlijke bedieningsplan te bestuderen. Hij pleegt dan te zeggen: ’Neem tijd voor reflectie, droom, luister naar God en stel scherp. Kom terug met nieuwe doelen en aanpassingen van je prioriteiten.’ En dat werkt!

3. Jaarlijkse scherpsteltijd. Burke adviseert de jaarlijkse retraite in drieën te delen. Drie korte retraites, één voor de hoofdtaken, één voor persoonlijke groei en één met je echtgenote.

Of de gemeente of de staf klein is of groot, mensen zullen leiders meer werk geven dan ze aankunnen. Sommige zaken kunnen worden genegeerd, sommige gedelegeerd, maar met veel zaken zullen leiders moeten ‘jongleren.’

Vertaling/bewerking: Jan Radder